Diseñar lo invisible. Reflexiones sobre el lado humano de los espacios de trabajo.
Llevo más de 25 años acompañando a empresas en el diseño de sus espacios de trabajo.
En este tiempo aprendí que las oficinas son los lugares donde las personas pasan una parte importante de su vida generando ideas, construyendo relaciones, tomando decisiones, pero, sobre todo, es el ámbito donde se desarrolla la cultura de una organización.
Y con el tiempo entendí también que diseñar esos espacios implica una enorme responsabilidad. Porque cada decisión que tomamos puede influir en la forma en que las personas trabajan, colaboran, se concentran, aprenden y viven su experiencia cotidiana.
Decidí comenzar una serie de publicaciones para compartir experiencias, aprendizajes e ideas que fui construyendo a lo largo de mi carrera, y nos demuestran que en el diseño de oficinas hay aspectos que no siempre están a la vista.
Bienvenidos a Diseñar lo invisible. Reflexiones sobre el lado humano de los espacios de trabajo.
Reflexión #1 | Oficinas con propósito
¿Y si el verdadero valor de una oficina no estuviera en el espacio, sino en todo lo que hace posible?
El propósito de una organización no se transmite en una presentación, ni en un cartel con la misión y los valores. Se transmite en el día a día: en cómo las personas colaboran, aprenden unas de otras, comparten ideas, reciben a un cliente o empatizan con un compañero.
Es en esos pequeños momentos cotidianos donde la cultura deja de ser un concepto y se convierte en una experiencia. Quizás esa sea una de las mayores transformaciones del workplace en los últimos tiempos.
Creo que una oficina debe ser un espacio preparado para favorecer el encuentro, el aprendizaje, el bienestar y el sentido de pertenencia. No porque el espacio sea el protagonista, sino porque las personas lo son.
En MP Workplaces estamos convencidos de que el diseño, por sí solo, no crea cultura. Pero sí tiene la capacidad de potenciarla o dificultar que se exprese.
Las personas eligen trabajar en la oficina cuando sienten que el espacio les permite conectar con otros, crecer profesionalmente y formar parte de algo más grande que su tarea cotidiana.
Porque no son los espacios los que transforman a las organizaciones, sino las personas que lo habitan.
Reflexión #2 | Espacios que evolucionan
¿Y si una de las principales cualidades de un espacio de trabajo fuera su capacidad de evolucionar junto con la organización?
Las organizaciones cambian todo el tiempo. Incorporan nuevas personas, desarrollan otras formas de trabajar, adoptan nuevas tecnologías y enfrentan desafíos que muchas veces no existían cuando sus oficinas fueron proyectadas.
Por eso hoy resulta difícil pensar el diseño como una respuesta definitiva. Cada vez más, un buen proyecto es aquel que resuelve las necesidades del presente, pero también deja preparado el camino para el futuro.
Cada proyecto comienza escuchando. Comprendiendo la cultura de la organización, sus objetivos, su forma de trabajar y las necesidades que motivan el cambio.
Pero una parte igual de importante de nuestro trabajo consiste en ayudar a nuestros clientes a mirar un poco más allá. A explorar cómo podrían evolucionar sus equipos, qué nuevas dinámicas de trabajo podrían aparecer y de qué manera el espacio podrá acompañarlas.
Por eso, cuando hablamos de flexibilidad, no pensamos únicamente en mobiliario modular o en soluciones constructivas. Pensamos en decisiones de diseño que permitan que el espacio evolucione con inteligencia, preservando aquello que le da identidad y evitando que cada cambio implique empezar de nuevo.
En MP Workplaces entendemos que al final de un proyecto comienza una nueva etapa: la de un espacio que acompañará el crecimiento de una organización durante muchos años.
Y los espacios que trascienden son los que están preparados para evolucionar con ellas.
Reflexión #3 | La inteligencia detrás del espacio
¿Y si la verdadera innovación en los espacios de trabajo no estuviera solamente en la tecnología, sino en nuestra capacidad de comprender mejor a las personas?
Los espacios de trabajo están atravesando muchas transformaciones en los últimos años.
La incorporación de inteligencia artificial y nuevas herramientas digitales abre posibilidades que hasta hace poco tiempo parecían lejanas: analizar información, identificar patrones, comprender mejor cómo se utilizan los espacios y descubrir nuevas oportunidades para diseñar entornos más alineados con las necesidades de quienes los habitan.
Pero el verdadero valor aparece cuando la tecnología se integra con la experiencia profesional, la escucha y el conocimiento profundo de cada organización.
Los datos pueden ayudarnos a entender cómo se utilizan las áreas, qué dinámicas favorecen la colaboración, dónde aparecen oportunidades de mejora y cómo acompañar la evolución de una organización. Incluso darnos información valiosa relacionada con la imagen corporativa de la empresa.
Pero transformar esa información en decisiones de diseño requiere criterio, sensibilidad y comprensión de las personas.
En MP Workplaces entendemos que el futuro del workplace estará en la integración entre tecnología, diseño y mirada humana. La inteligencia artificial no reemplaza la inteligencia del diseño. La potencia.
Porque no se trata de crear oficinas más inteligentes por incorporar más tecnología. Se trata de crear espacios capaces de aprender, adaptarse y evolucionar junto con las personas que los habitan.
Mi conclusión es que la tecnología que agrega valor al momento de diseñar es la que se nota en la experiencia de las personas.
Reflexión #4 | El valor del silencio
¿Y si el verdadero lujo de una oficina ya no fuera una vista privilegiada, sino poder concentrarse?
Durante mucho tiempo, el diseño de oficinas estuvo asociado a la estética, la tecnología o la calidad del mobiliario. Y claro que todo eso es importante.
Pero también es clave para un ambiente de trabajo que diseñemos espacios donde las personas desarrollen mejor sus tareas cotidianas.
A veces es muy difícil encontrar momentos de verdadera concentración cuando estamos rodeados de personas. Llamados, notificaciones constantes y conversaciones compiten permanentemente por nuestra atención. Y es en ese contexto donde el espacio puede convertirse en un obstáculo... o en un gran aliado.
Estoy segura de que no se trata de volver a los despachos cerrados ni a los puestos de trabajo compartimentados, sino de diseñar entornos que permitan colaborar cuando hace falta, pero también analizar, pensar o crear sin interrupciones.
Afortunadamente hoy existen soluciones que nos ayudan a crear espacios más silenciosos: gran variedad de materiales fonoabsorbentes, cabinas para llamadas o videoconferencias, mobiliario especial con acondicionamiento acústico, y tecnologías diversas que atenúan significativamente los ruidos molestos de una oficina.
La realidad es que ninguno de esos recursos hace que una oficina brinde las condiciones adecuadas si no hay profesionales especializados pensando en cómo integrarlos para que representen una verdadera solución.
En MP Workplaces, cada proyecto nos reafirma que el acondicionamiento acústico no es un detalle técnico, sino una decisión de diseño que influye directamente en el bienestar.
Y estoy convencida de que diseñar espacios para poder concentrarse es una forma más de cuidar a las personas.
Reflexión #5 | La luz que acompaña
¿Y si la iluminación influyera mucho más en cómo nos sentimos de lo que imaginamos?
La mayoría de las personas solo piensa en la iluminación cuando resulta insuficiente. Sin embargo, pocas decisiones de diseño tienen un impacto tan cotidiano y silencioso en la experiencia de trabajo.
La luz natural influye en nuestro bienestar, en la concentración, en la percepción del paso del tiempo e incluso en el nivel de energía con el que atravesamos la jornada.
Recuerdo que durante muchos años lo habitual era reservar las mejores vistas y las fachadas vidriadas para los despachos privados. Paradójicamente, quienes usaban esos espacios eran directivos que estaban poco tiempo en la oficina.
Luego entendimos que era un error, ya que esos recursos pueden generar mucho más valor cuando benefician a las personas que utilizan el espacio de manera cotidiana.
En los proyectos que desarrollamos en MP Workplaces, una de las primeras decisiones de diseño es priorizar que la mayor cantidad posible de puestos de trabajo aprovechen la luz natural.
Sabemos que la iluminación artificial es un componente fundamental, y existen soluciones cada vez más eficientes e inteligentes para acompañar los diferentes momentos del día.
No obstante, ninguna tecnología puede reemplazar el valor de un diseño que, desde el inicio, aprovecha las condiciones naturales del lugar.
Porque una buena iluminación no consiste solamente en ver mejor. Nos ayuda a trabajar mejor.
Y considerarlo como una premisa de diseño es una decisión que mejora la experiencia de las personas.
Reflexión #6 | La identidad que se habita
¿Y si la identidad de una oficina no estuviera en el logo de la recepción, sino en lo que el espacio comunica sin decir una palabra?
Durante mucho tiempo entendimos el branding como la aplicación de colores corporativos, logos, frases institucionales o recursos gráficos.
Sin embargo, la identidad de una organización no se construye únicamente a través de su imagen. Se construye, sobre todo, a través de la experiencia que viven las personas cuando habitan ese espacio.
Mucho antes de que comience una reunión, un espacio ya empezó a comunicar.
La manera en que una empresa recibe, qué lugares prioriza, cómo facilita el trabajo cotidiano o qué tipo de relaciones favorece, comunica tanto o más que cualquier manual de identidad visual
Por eso, el branding dejó de ser solamente una herramienta de comunicación para convertirse también en una herramienta de diseño. Hoy hablamos de branding espacial porque entendemos que una marca no solo se ve. También se experimenta.
En MP Workplaces entendemos que una oficina no representa la identidad de una empresa por la cantidad de logos que exhibe, sino por la coherencia entre lo que la organización dice y lo que las personas viven cada día.
Cada decisión de diseño (los materiales, la iluminación, la señalética, el mobiliario, la forma en que las personas recorren el espacio e incluso la manera en que interactúan entre sí) contribuye a construir una experiencia coherente con la cultura de una organización.
Porque una marca se construye y adquiere identidad en la experiencia cotidiana de quienes la habitan.
Reflexión #7 | Lo que el espacio hace posible
¿Y si el verdadero valor de los espacios colaborativos no estuviera en lo que ofrecen, sino en lo que permiten que suceda?
Recuerdo que hubo un momento en que diseñar una oficina colaborativa se asociaba con incorporar más áreas informales, espacios de reunión abiertos, o una cafetería con mobiliario variado.
Hoy podemos asegurar que disponer de todos esos espacios no garantiza que exista colaboración.
La colaboración sucede entre las personas cuando conversan, comparten conocimientos, resuelven cosas juntas, o descubren una idea a partir de un intercambio que quizás no estaba previsto.
Creo que una de las transformaciones más interesantes del workplace fue dejar de pensar únicamente en la eficiencia de la distribución para empezar a preguntarnos también qué puede hacer posible ese espacio.
La ubicación estratégica de los equipos, los puntos de encuentro e incluso los recorridos cotidianos pueden generar oportunidades para que las personas se crucen, conversen y compartan aquello que saben.
Por otra parte, favorecer esos intercambios no significa promover la interacción permanente, ya que también necesitamos momentos para concentrarnos y trabajar individualmente.
El desafío está en lograr que ambas situaciones convivan y dar a las personas la posibilidad de elegir cómo y dónde trabajar según lo que necesiten hacer.
En MP Workplaces sabemos que el diseño no genera colaboración por sí mismo, pero sí puede crear las condiciones para que las personas se encuentren de manera natural, compartan conocimiento y construyan vínculos.
Un espacio de trabajo bien diseñado crea las condiciones para que sucedan cosas que no se pueden planificar.
Reflexión #8 | La naturaleza que necesitamos
¿Y si incorporar naturaleza a los espacios de trabajo fuera mucho más que sumar plantas?
Cuando hablamos de biofilia en una oficina, es fácil pensar primero en la presencia de vegetación.
Pero la biofilia propone una mirada mucho más profunda: parte de algo tan esencial como nuestra necesidad de mantener el contacto con la naturaleza, también en los lugares donde trabajamos.
La luz natural que cambia a lo largo del día, los materiales y texturas naturales o la posibilidad de percibir los cambios del entorno son distintas maneras de acercar la naturaleza al espacio de trabajo.
Pero lo más importante es lo que esa conexión puede generar en las personas. El contacto con elementos naturales puede contribuir a reducir el estrés, favorecer el bienestar y ayudar a recuperar la atención después de períodos de concentración.
En una jornada atravesada por pantallas, reuniones, conversaciones y estímulos permanentes, mantener algún vínculo con la naturaleza puede ofrecernos pequeños momentos de pausa y recuperación.
Esta mirada influye en decisiones muy concretas de un proyecto: cómo distribuimos los espacios para favorecer el acceso a la luz natural, qué visuales buscamos preservar, cómo relacionamos el interior con el exterior o qué materiales elegimos para construir una atmósfera más cercana a lo natural.
El diseño biofílico no se trata de incorporar algunos de estos elementos al final de un proyecto, sino de integrar esa mirada desde el comienzo, entendiendo que lo que diseñamos también influye en cómo las personas se sienten y habitan el lugar donde trabajan.
En MP Workplaces entendemos la biofilia como una decisión de diseño que contribuye al bienestar y nos ayuda a crear espacios de trabajo más humanos.
Porque quizás diseñar espacios más humanos también implique algo tan esencial como no perder nuestro vínculo con la naturaleza.
Reflexión Final
Cuando fundamos MP Workplaces, hace 17 años, las oficinas se pensaban más para el afuera que para el adentro. Recuerdo que muchas empresas invertían especialmente en el diseño de sus espacios cuando recibían clientes y necesitaban transmitir una imagen corporativa fuerte.
En los artículos que fui compartiendo durante esta serie elegí, en cambio, hablar de aspectos del diseño que no siempre se ven a simple vista cuando mostramos un proyecto terminado.
Les hablé de silencio y concentración. De luz natural y calidad espacial. De cultura, tecnología e identidad. De encuentros, biofilia y de todo aquello que un espacio bien diseñado puede hacer posible.
Temas diferentes que, sin embargo, tienen un denominador común: las personas.
Porque detrás de cada decisión de diseño hay alguien que va a trabajar, encontrarse, concentrarse, aprender, crear y compartir buena parte de sus días en ese lugar.
Mirar todo este recorrido desde esa perspectiva me llevó también a volver sobre el propósito que nos representó durante todos estos años:
“Somos una empresa de servicios de arquitectura formada por profesionales comprometidos con las necesidades y recursos de nuestros clientes.”
Hoy creo que ese propósito podría expresarse de una manera que nos representa mejor:
“Somos especialistas en diseñar espacios de trabajo que potencian a las personas, porque son ellas las que transforman las organizaciones.”
Tal vez este sea el verdadero cierre de estas reflexiones.
O quizás sea un nuevo comienzo.
Ana MorenoDirectora Comercial